Privacy condominiale, la nomina del responsabile non è un modulo

Il titolare del trattamento deve dimostrare di avere scelto il responsabile esterno dopo verifiche effettive sulla capacità di rispettare il GDPR.

La protezione dei dati personali in condominio sta assumendo una dimensione sempre più organizzativa e meno formale. Le linee guida poste in consultazione dal Garante con provvedimento n. 209 del 10 aprile 2025 hanno rafforzato l’idea che i ruoli privacy non possano essere attribuiti in modo automatico. Non è più sufficiente affermare, in astratto, che il condominio sia sempre titolare del trattamento e che l’amministratore o il fornitore siano sempre responsabili. Occorre verificare chi, in concreto, determina finalità e mezzi del trattamento.

La nomina del responsabile ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento UE 2016/679 è l’ultima fase di un processo. Prima del conferimento dell’incarico, il titolare deve valutare competenze, misure tecniche e organizzative, sicurezza dei sistemi, modalità di conservazione, gestione degli accessi, eventuali sub-responsabili e capacità di garantire l’esercizio dei diritti degli interessati. La firma dell’atto di nomina non sana l’assenza di istruttoria, ma documenta un percorso che deve essere già stato compiuto.

Nel condominio, i trattamenti possono riguardare dati anagrafici, morosità, immagini di videosorveglianza, dati di accesso a piattaforme digitali, rapporti con fornitori e comunicazioni assembleari. L’amministratore deve quindi distinguere le attività svolte per conto del condominio da quelle effettuate nell’ambito della propria organizzazione professionale. Questa distinzione incide sulla ripartizione delle responsabilità e sulla redazione delle informative.

Il principio di accountability impone di poter provare ogni scelta. Il condominio non deve soltanto essere conforme, ma deve poterlo dimostrare. Verbali, contratti, istruzioni operative, registri e controlli periodici diventano parte della governance condominiale. La privacy non è più un adempimento laterale, ma un elemento della corretta amministrazione dell’edificio e della tutela dei diritti dei condòmini.