Le nuove norme trainano la crescita della gestione digitale dei documenti aziendali

L’evoluzione normativa degli ultimi anni, in particolare a partire dal 2023, ha impresso una forte accelerazione alla digitalizzazione dei processi documentali nelle imprese italiane. L’introduzione di nuovi obblighi legati alla conservazione digitale, all’interoperabilità dei sistemi informativi e alla compliance in materia di sicurezza dei dati ha reso la gestione documentale elettronica un elemento strategico per aziende di ogni dimensione e settore.

La spinta normativa è arrivata in gran parte dall’adeguamento alle linee guida europee sul digital single market, ma anche da esigenze interne legate alla semplificazione burocratica e all’efficientamento dei processi aziendali. In particolare, il recepimento delle nuove disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale, aggiornato a più riprese negli ultimi due anni, ha imposto standard più stringenti sulla produzione, archiviazione e accessibilità dei documenti informatici, imponendo alle aziende l’adozione di soluzioni tecnologiche certificate e conformi.

Un ruolo chiave è stato svolto dalle norme sulla conservazione a norma dei documenti digitali, che prevedono requisiti precisi in termini di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Le imprese hanno dovuto adeguarsi rapidamente, adottando sistemi di conservazione digitale accreditati secondo le regole tecniche AgID e predisponendo piani di gestione documentale che includano firme elettroniche, marche temporali e strumenti di classificazione automatica.

Questo contesto normativo ha creato un terreno fertile per lo sviluppo del mercato della gestione documentale digitale, che nel 2024 ha registrato tassi di crescita a doppia cifra. Le soluzioni di Document Management System (DMS), in particolare quelle integrate con piattaforme ERP e CRM, sono sempre più diffuse. Secondo recenti rilevazioni di mercato, oltre il 70% delle imprese con più di 50 dipendenti ha adottato almeno un sistema strutturato per la gestione digitale dei documenti. Nei settori bancario, assicurativo e manifatturiero l’adozione supera l’85%, ma anche tra le PMI si registra una progressiva convergenza verso modelli digitali.

La transizione non riguarda soltanto l’archiviazione, ma anche l’intero ciclo di vita del documento, dalla creazione alla condivisione, dalla revisione alla conservazione a lungo termine. Le nuove norme hanno favorito anche la dematerializzazione dei processi interni, riducendo l’uso della carta e snellendo i flussi approvativi. Le firme elettroniche avanzate e qualificate, ormai riconosciute in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea, consentono di sostituire efficacemente le firme autografe, rendendo l’intero processo tracciabile e auditabile.

Un altro impulso significativo alla digitalizzazione è arrivato con l’introduzione delle nuove regole relative alla fatturazione elettronica e all’obbligo di trasmissione telematica dei documenti fiscali, che hanno comportato la digitalizzazione forzata di molti flussi contabili e amministrativi. Anche la gestione dei libri sociali, dei contratti e delle comunicazioni interne ed esterne ha subito una profonda trasformazione. Sempre più aziende stanno convertendo i propri archivi fisici in archivi digitali, in modo da ottenere vantaggi sia in termini di spazio che di efficienza operativa.

L’automazione e l’intelligenza artificiale rappresentano un ulteriore fattore abilitante per la gestione documentale. I software più evoluti sono oggi in grado di classificare automaticamente i documenti, estrarre dati rilevanti, attivare workflow approvativi e segnalare anomalie o scadenze. Questo consente una riduzione degli errori, una maggiore velocità di esecuzione dei processi e una visibilità in tempo reale su tutto il patrimonio documentale aziendale. Tali strumenti sono particolarmente apprezzati nel comparto legale, sanitario e della pubblica amministrazione, dove la mole documentale e la necessità di tracciabilità sono particolarmente elevate.

La digitalizzazione ha anche reso più efficiente il controllo interno e la governance aziendale. La possibilità di accedere in modo sicuro e profilato ai documenti, anche da remoto, ha migliorato le dinamiche di audit, semplificato la collaborazione tra reparti e reso più agevoli le attività di due diligence e reporting normativo. Inoltre, la digitalizzazione ha favorito l’introduzione di politiche di sostenibilità ambientale, con la riduzione dell’uso di carta e dei consumi legati alla stampa e all’archiviazione fisica.

Le sfide restano molteplici, a cominciare dalla necessità di aggiornare le competenze del personale e di sensibilizzare il management sull’importanza strategica della gestione documentale. Le aziende che investono in soluzioni digitali spesso devono affrontare anche resistenze culturali e organizzative, superabili solo con piani formativi adeguati e con il coinvolgimento attivo delle figure chiave. Inoltre, la cybersecurity rappresenta un elemento imprescindibile: la digitalizzazione dei documenti espone le imprese a nuovi rischi, come la perdita di dati o le violazioni della privacy, che devono essere affrontati con sistemi di protezione adeguati.

Infine, la normativa è in continua evoluzione. Nel corso del 2024 sono attese ulteriori integrazioni del quadro regolatorio europeo con l’entrata in vigore del regolamento eIDAS 2 e delle nuove disposizioni sulla European Digital Identity, che influenzeranno direttamente i requisiti per l’autenticazione, l’identificazione e la gestione transfrontaliera dei documenti digitali. Le imprese dovranno prepararsi a recepire questi cambiamenti, aggiornando i propri sistemi e processi per restare conformi alle regole europee e per continuare a operare in modo competitivo nei mercati internazionali.